¿Cómo organizar tareas según prioridades?
El tiempo muchas veces es algo que se nos escapa de las manos, es muy normal que queramos organizarnos y cumplir todas nuestras actividades en un periodo determinado, pero no tenemos idea de cuánto tarde una tarea o cuál es la siguiente que completarás y al final del día no hiciste ni la mitad de lo que tenías en mente.
Según encuestas solo el 17% de las personas pueden hacer esto de programar su tiempo con exactitud a lo que necesitan.
Te traemos algunos trucos para que puedas dar prioridad a tareas y cómo ejecutarlas en el tiempo que deseas.
El primer paso para organizar tus tareas es crear una lista que contenga todas estas, con la finalidad de entender y saber todo lo que necesitas hacer. No importa si las tareas son personales o laborales, todas van en la misma lista. Desde lavar los platos, barrer, reuniones con jefes, entregar proyectos, todo en la misma lista. Cuando la tengas lista, definiremos las prioridades según urgencia, importancia, duración y qué ganancia obtendrás por esta tarea.
¿Cómo haremos esto?, lo primero es identificar qué objetivo tenemos, si terminar un proyecto o iniciarlo, obtener un ascenso, o simplemente completar tareas sencillas. Así es como clasificaremos: importancia y urgencia.
En la lista que creamos debemos identificar qué debe completarse rápidamente y lo qué puede aguardar. Es importante crear plazos aun cuando no los requieras, ya que si no los colocamos, seguimos postergando todas nuestras tareas que son importantes.
Según Stephen Covey, empresario y orador, en su libro “The 7 habits of highly effective people”, indica que las tareas se deben clasificar para luego indicar prioridades según lo indicado anteriormente (importancia y urgencia).
– Si una tarea es tanto urgente como importante es la primera que debemos completar en un plazo a programar.
– Si es importante, mas no urgente podemos indicar un plazo en nuestro horario para realizarla adecuadamente.
– Si es urgente, pero no importante podemos delegar.
– Si no es urgente ni importante, estas serán las últimas en completar o sencillamente quitaremos de nuestra lista esta tarea.
Una vez definidas y detectadas las tareas importantes y urgentes, debemos administrar nuestra energía.
Debes saber qué cantidad de energía aplicarás sobre cada una de las tareas durante el día.
Necesitas aprender a gestionar tu energía.
Algo a tomar como ejemplo es dividir el día. Esta es una excelente manera de aumentar la productividad, utilizando las tareas que más disfrutes como un premio o recompensa por completar todas aquellas que eran importantes o urgentes pero que no disfrutas.
Por último, revisa constantemente tus tareas y recuerda que el propósito de encontrar un orden en tus tareas es aumentar tu productividad para así cumplir metas en menor tiempo sin agotarse física y mentalmente. No importa si la meta es a largo o corto plazo, una vez organizado el esfuerzo será menor y estarás mucho más enfocado y dispuesto a cumplirlas, dejando de un lado todo aquello que es innecesario que distrae tu mente durante el día.
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